– Hur fungerar er tidrapportering?

– Jo jag får ju samla ihop alla lappar med timmar och räkna ihop allt efter att ett jobb är klart.

– Ok så du gör det manuellt, för varje jobb?

– Jajamensan!

– Men hur mycket tid tar det då?

– Ja det tar en del tid, 1 – 3 timmar per jobb kanske…

– Och hur många jobb har du varje månad?

– Säkert 10 stycken

– Aha så du lägger 10 – 30 timmar för att räkna ihop timmarna varje månad?

– Oj blir det så mycket? Ja det blir ju en del kvälls och helgjobb….

 

Tidrapportering, ett nödvändigt ont

Exemplet är från ett plåtslageri med 15 anställda. Ägaren svor en del över tidrapporteringen och tyckte mest att det var ett nödvändigt ont.

I många fall krävs ännu mer tid än i exemplet ovan och även om det går snabbare för dig så känner du säkert igen dig i att tidsrapportering tar tid från andra viktiga arbetsuppgifter.

Många vi pratar med beklagar sig över tidsrapporteringen. Man måste tjata in rapporterna från anställda och underentreprenörer. Man får in dem sent och vet inte om de stämmer. Dessutom är det ofta svårt att se vad det står. Ibland kommer timmarna på ett papper, i bland på en trä eller plåtbit.

Samtidigt är det ju bara att bita ihop. Utan tidrapportering blir det ingen fakturering och inga löneutbetalningar.

 

Så här gör de som växer mest

Vi har märkt att de plåtslagerier och ventilationsföretag som har en god lönsamhet och växer mest har en annorlunda syn på tidrapportering. De ser tidrapporteringen som en förutsättning för att få lönsamhet och kunna växa bolaget. De hanterar också sin tidrapportering annorlunda än andra.

 

Här är några saker de har gemensamt:

  1. De säkerställer att tidrapporteringen sker ofta, helst dagligen
    När tidrapporteringen sker ofta blir den mer rätt och du får med alla timmar som ska faktureras. Du får också koll på kostnaderna.
  2. De följer upp
    Genom att titta på siffrorna i efterhand får du koll på om ett projekt varit lönsamt eller inte. Ofta är det vissa typer av projekt som är lönsamma och andra som i princip alltid är förlustaffärer.
  3. De samlar in rapporter om ÄTA-timmar direkt
    Det är lätt att ÄTA-timmar glöms bort. Genom att följa upp dem direkt slipper du göra gratisjobb och missa intäkter.
  4. De har ordning och reda
    Genom att skapa ordning och sätta enkla rutiner för tidrapporteringen kan du minska tiden du behöver lägga på administrationen.

 

Extra viktigt i arbetsintensiva branscher

Så nästa gång du svär över tidrapporteringen. Tänk på att de bolag som växer och blir mest lönsamma är de som gör sig mödan att få bra ordning på denna viktiga rutin.

Speciellt viktig är den förstås i arbetsintensiva branscher, som plåt och ventilation, eftersom att upp till 70% av intäkterna kommer från arbetstimmar.

Frågan är då hur du ska göra. Det kanske känns tungt och svårt att veta hur du ska börja?

Att digitalisera arbetet är ett sätt att skapa ordning och förenkla så att du kan göra något roligare med din tid.

Vår ambition är att skriva mer om detta framöver.

 

Anmäl dig till maillistan för dig som driver bolag inom plåt och vent. Via den delar vi med oss av tips för att bygga bolag, slippa struliga rutiner, få bättre likviditet och mer tid med familjen.